업무에 치이고 시간은 부족한 직장인이라면, 매일 반복되는 단순 작업과 문서 작업에 많은 시간을 소비하고 있을 것입니다. 하지만 이제는 인공지능 도구를 똑똑하게 활용하면 업무 시간을 줄이고 효율을 극대화할 수 있습니다. 특히, OpenAI에서 개발한 ChatGPT는 다양한 사무 업무에 실질적인 도움을 줄 수 있는 AI 도구로 각광받고 있습니다.
이 글에서는 ChatGPT를 활용해 하루 2시간 이상을 절약할 수 있는 구체적인 방법들을 소개합니다. 디지털 도구를 잘 다루지 못하는 분들도 쉽게 따라할 수 있도록 실전 위주로 구성했으니, 지금부터 차근차근 살펴보세요.
1. 회의록 자동 작성: 말만 하면 요약이 된다
많은 직장인들이 회의가 끝난 후 회의록 정리에 시간을 낭비합니다. ChatGPT를 활용하면 회의 중 녹음한 음성 내용을 텍스트로 변환한 뒤, 그 내용을 요약해주는 것이 가능합니다. 예를 들어 다음과 같은 프롬프트를 사용할 수 있습니다.
“아래 회의 내용을 요약해서 주요 안건, 결론, 다음 액션 항목으로 정리해줘.”
단 1~2분 안에 깔끔한 회의록이 완성되며, 특히 빠르게 보고서 형태로 변환할 수 있어 보고용 문서 작성에도 매우 유용합니다.
2. 이메일/보고서 초안 작성: 80%는 AI가 한다
하루에 이메일 몇 통이나 작성하시나요? 형식을 고민하고 문장을 다듬는 데 생각보다 많은 시간이 소요됩니다. 이때 ChatGPT에 다음과 같이 요청해보세요.
“거래처에 보낼 정중한 안내 이메일을 작성해줘. 주제는 2025년 연간 계약 갱신 안내야.”
뿐만 아니라 주간 업무 보고서, 프로젝트 제안서 등의 초안도 빠르게 생성 가능하며, 이후 수정을 통해 품질을 끌어올릴 수 있습니다. 글쓰기 시간이 크게 단축됩니다.
3. 일정 정리 & 우선순위 조정: AI가 일정 매니저로
직장인의 하루는 회의, 보고, 업무 등으로 빼곡하지만, 정작 우선순위를 정하지 못해 비효율적인 경우가 많습니다. ChatGPT는 당신이 입력한 업무 리스트를 바탕으로 우선순위별 일정 계획표를 짜주는 데에도 활용할 수 있습니다.
예시 프롬프트:
“오늘 해야 할 업무는 A, B, C야. 마감은 각각 오늘, 내일, 이번 주야. 시간 계획 짜줘.”
이처럼 간단한 정보만 제공하면, 시간당 할 일과 집중할 항목을 정리해주는 ‘개인 비서’ 역할을 해줍니다.
4. 엑셀 함수/데이터 분석 질문도 해결
직장에서 엑셀을 다루는 분들에게는 더없이 반가운 기능입니다. ChatGPT는 엑셀 수식이나 함수 관련 질문에 대해 매우 명확하게 설명해주며, 실전 예제까지 제시해 줍니다.
예를 들어,
“두 날짜 사이의 일 수를 계산하는 엑셀 함수를 알려줘.”
이처럼 물어보면 함수 설명과 함께 어떻게 사용하는지까지 자세히 알려주기 때문에, 검색하고 테스트하는 시간을 대폭 줄일 수 있습니다.
5. 업무 관련 아이디어 브레인스토밍
기획 회의나 콘텐츠 아이디어가 막힐 때, ChatGPT는 훌륭한 브레인스토밍 도구가 됩니다. 특정 키워드나 주제를 입력하면 관련된 아이디어, 트렌드, 예시 등을 빠르게 정리해주어 아이디어 발굴 시간을 절약할 수 있습니다.
예시 프롬프트:
“2025년 MZ세대를 타깃으로 하는 마케팅 캠페인 아이디어 5가지 추천해줘.”
이를 통해 빠르게 다수의 아이디어를 확보하고, 방향을 잡을 수 있어 회의 준비에도 매우 효과적입니다.
마무리: 중요한 건 ‘어떻게 활용하느냐’
ChatGPT는 단순한 대화형 AI가 아니라, 시간을 절약해주는 업무 파트너입니다. 위에서 소개한 5가지 방법만 잘 활용해도 하루 1~2시간은 충분히 절약할 수 있으며, 반복 작업의 피로도도 줄일 수 있습니다.
생산성은 단순히 일하는 시간을 늘리는 것이 아니라, 같은 시간에 더 나은 결과를 만드는 능력입니다. 이 글에서 소개한 ChatGPT 활용법을 꾸준히 실천한다면, 누구보다 효율적인 워크 스타일을 만들어 갈 수 있을 것입니다.
지금 바로 ChatGPT를 켜고, 오늘의 업무 중 하나를 맡겨보세요.
작은 변화가 생각보다 큰 시간을 절약해 줄 것입니다.
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